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Como organizar seu trabalho e os processos da sua empresa

Seja no marketing ou em outros setores da empresa, a organização é um dos pilares fundamentais da produtividade e do sucesso. É quase impossível produzir algo em meio ao caos que gere resultados positivos. Mesmo que seja um cargo que lide com criatividade e inspiração, o que muitas vezes está conectado a uma maior liberdade e flexibilidade de trabalho, a organização ainda exerce um papel importante para garantir a execução do trabalho e amenizar fatores negativos que possam atrapalhar, como a procrastinação e a realização de tarefas desnecessárias. 

Hábitos básicos de trabalho já ajudam muito a manter a organização, como realizar reuniões semanais ou possuir uma agenda para anotar aquilo que for importante. A própria comunicação clara e aberta entre colaboradores é uma forma básica de organização. Mas, caso você queira ir além, estamos aqui para ajudá-lo! Neste texto vamos apresentar um passo a passo para organizar a cadeia de produção, além de reunir algumas indicações de ferramentas e métodos para você que busca encontrar uma forma mais efetiva de organizar seu trabalho, seu dia ou sua empresa.

Dicas para organizar o processo de trabalho

Primeiro, tenha em mente que a organização deve melhorar o fluxo de trabalho e não torná-lo burocrático e engessado. Para fugir disso, simplifique. Não complique o que já existe (exato, seus processos de trabalho já existem), apenas é preciso criar um padrão que os melhore. 

Aqui estão algumas ações – como os próprios verbos destacam – para ajudar na padronização dos processos:

Identificar todas as áreas, produtos e serviços do seu negócio e quem são os responsáveis (gestores, colaboradores) de cada departamento, para então ter noção do que é executado no dia a dia de trabalho.

Mapear e descrever as tarefas e os responsáveis por cada etapa. Quanto mais completo e detalhado for o mapeamento, mais fácil será de organizar. Caso ajude, ilustre o processo visualmente, com post-its ou organogramas.

Analisar o mapa. Esse é o momento de visualizar a cadeira de tarefa, determinando quais as ações de mudança que devem ser tomadas. É como um diagnóstico dos processo da empresa, no qual será mais fácil de identificar os pontos que geram problemas ou aqueles que devem ser aprimorados. 

Determinar as mudanças necessárias. Defina quais atividades precisam ser padronizadas, automatizadas, otimizadas, substituídas ou priorizadas dentro do fluxo de trabalho. Isso sempre com um objetivo em mente: ganhar tempo e eficiência. Para ajudar neste exame, pergunte-se: essa atividade deve ser manual ou pode ser automatizada? Esse serviço deve ser interno ou pode ser terceirizado? Coloque na mesa todas as questões importantes.

Comunicar as alterações. No caso de afetar o processo de toda uma equipe ou de toda empresa, reúna o time e prepare-os para os novos padrões, criando um canal aberto de apoio para essa transição. Apresente os modelos novos de trabalho, explicando as vantagens da mudança e tirando todas as dúvidas necessárias.

Por último, após a aplicação do novo método de trabalho, é hora de acompanhar. Na rotina diária, será possível avaliar se as etapas estão funcionando de maneira eficiente e se os processos se sustentam conforme previsto. Esteja próximo para ver o desenrolar das mudanças, escute seus colaboradores e esteja aberto para trabalhar em conjunto. Monitore os resultados, lembrando que existe um período de adaptação e que a melhoria é contínua ou, algumas vezes, vem em longo prazo. Sempre que julgar necessário, altere o mapeamento inicial e faça ajustes até chegar ao modelo ideal.

Ferramentas que podem ajudar

Certas ferramentas podem ser ótimas aliadas na hora de organizar os processos, otimizar o tempo e padronizar as etapas de cada serviço. Aqui na agência estamos sempre em busca de novas opções que possam aprimorar nosso método de trabalho. Essas são algumas das ferramentas funcionais que utilizamos ou que indicamos (vale a pena testar):

Trello  

O Trello é um aplicativo de gestão de tarefas baseado na metodologia Kanban (que explicamos melhor mais abaixo). Ele permite que você crie grupos e personalize fluxos de trabalho em colunas, utilizando listas, check-lists, data de entrega, adesivos coloridos e muitas outras features. É uma boa forma de ilustrar um passo a passo de trabalho e de tornar o processo mais intuitivo.

Office 365  

O Office 365 é um pacote recheado de opções e ferramentas da Microsoft voltadas à produção, comunicação e organização no mundo digital. Suas funções permitem desde ações básicas – como escrever um texto ou fazer uma tabela – até mais complexas – como fazer reuniões à distância e armazenar documentos e backups. Tudo isso com total segurança e privacidade dos dados

Para saber mais sobre seus benefícios, indicamos o blog da GarraTech: “Qual a melhor solução em organização e produtividade empresarial?

Google Keep  

Pessoalmente, um dos nossos favoritos, ele é um aplicativo simples e prático para se criar listas de tarefas ou fazer anotações momentâneas em qualquer lugar, uma versão melhorada do famoso bloco de notas. Todas as informações ficam registradas on-line e podem ser compartilhadas via e-mail com outras pessoas ou transferidas para outras ferramentas do Google. Algo útil tanto na vida profissional, como na pessoal. 

Slack  

O Whatsapp pode ser um ótimo aplicativo para fazer a comunicação empresarial – é prático, móvel e seguro. Mas, para aqueles que querem personalizar a comunicação interna e evitar o acúmulo de informação empresarial no telefone pessoal, indicamos o Slack. Seu funcionamento é simples e bastante intuitivo, com diversas características similares aos bate-papos que já conhecemos nas redes sociais. O que o diferencia é uma visão mais empresarial, que permite criar grupos (ou canais) personalizados e adicionar apenas os colaboradores da empresa, além de features especiais para se explorar. 

Feedly  

Esse é para aqueles que gostam ou precisam estar bem informados diariamente. Ele é um aplicativo em inglês que permite reunir em um só lugar todas as notícias que você precisa (de canais brasileiros e internacionais). Ou seja, ao invés de acessar portal por portal, você pode seguir as publicações que gosta, criar um feed de notícias, classificá-las por temas/grupos e favoritar as notícias em quadros temáticos. A atualização é automática e você precisa apenas acompanhar a leitura conforme preferir. Todas essas funções fazem parte da versão gratuita, já a versão paga permite seguir palavras-chaves no Google e feeds do Twitter

Métodos populares

Alguns métodos de trabalho e produção se tornaram populares nos últimos anos, principalmente em setores de produção e tecnologia da informação. Logo essas metodologias foram adaptadas e introduzidas no meio dos negócios em todos os setores. Conheça algumas delas:

Pomodoro  

Uma técnica clássica desenvolvida por Francesco Cirillo no final dos anos 1980, inspirada em um relógio gastronômico em formato de tomate (daí o nome – pomodoro significa tomate em italiano). Sua premissa simples e prática utiliza o tempo e foco como método de produtividade, tendo em mente um equilíbrio entre alguns minutos de foco total no trabalho (sem pausas) e alguns minutos posteriores de descanso.

Aplicá-la é fácil: escolha uma sequência de tarefas a serem executadas e ajuste um cronômetro (o tempo base é 25 minutos, mas você pode personalizá-lo). Durante esse tempo, foque-se totalmente em uma das tarefas da lista, evitando distrações, mas caso elas ocorram, anote mentalmente ou em um papel a quantidade em que ocorrem. Ao final do tempo, se o total de distrações for menor que quatro, faça uma pausa de 3 a 5 minutos de descanso; se tiver mais de quatro marcações, faça uma pausa mais longa de 15 a 30 minutos. Depois, retome o trabalho do primeiro passo. 

Kanban  

Originado na área de administração de produção como um aperfeiçoamento da metodologia Just In Time do Sistema Toyota de Produção, esse método utiliza cartões para sinalizar os fluxos de produção. Ele é um sistema bastante visual, que pode ser feito de forma concreta, por post-its na parede, por exemplo, ou on-line, por aplicativos como o Trello. Nela, o fluxo de serviço é dividido em fases e as ações são passadas de um para o outro até serem finalizadas, permitindo o acompanhamento de todos os setores. Todas as tarefas funcionam sob demanda e buscam um equilíbrio entre os processos anteriores e posteriores.

Agile ou Método Ágil  

Criada como uma forma de disciplina para o desenvolvimento na engenharia de softwares, boa parte de seus princípios surgiram com o Manifesto Ágil, em 2001.  Em poucas palavras, seu propósito prima por práticas que visem a entrega rápida e contínua, sempre com alta qualidade, auto-organização, comunicação frequente, além de inspeção e adaptação constante.

Sua metodologia se divide em várias, em geral voltadas ao acompanhamento de projetos mais complexos

Scrum  

Uma das metodologias que compõem o Agile, sua função tem como objetivo auxiliar no gerenciamento de projetos, priorizando a agilidade e determinadas fases do processo. Tornou-se bastante popular nos últimos anos, sendo utilizada por grandes empresas, como a Rede Globo, Google e Yahoo. 

Seu andamento possui diversas nomenclaturas próprias, como Sprint (período de tempo, de até quatro semanas, na qual as atividades definidas devem ser realizadas) ou Daily Meeting (reuniões diárias e rápidas para alinhar o andamento das atividades da Sprint e entender as possíveis dificuldades). 

Para conhecer melhor esse método, veja esse texto do Portal Transformação Digital: O que é Scrum?

Já conhecia algumas dessas ferramentas e métodos? Tem mais alguma que gostaria de indicar? Estamos sempre abertos para conversar. Contate-nos pelas nossas redes sociais ou pelo whats: (51) 9744-3997

Caso teste ou aplique alguma delas, aproveite também para nos contar como foi a experiência. 

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